Oficinas de valor: las cosas sí se pueden hacer diferente

El proyecto fue presentado por Ocensa para participar en los Kaizen Awards y se encuentra en la fase de preselección junto a ocho empresas de Colombia.

Uno de los proyectos surgidos del programa de Mejora Continua de Ocensa son las Oficinas de Valor. Esta iniciativa se ha convertido en una herramienta que agiliza la comunicación y, por consiguiente, la toma de decisiones que involucran a diferentes áreas de la compañía.

La metodología es ágil. En una reciente reunión se encontraban 14 personas en una sala en Bogotá y 16 personas remotas vía Teams. Un moderador presentó una tabla donde se mostraban los procesos, indicadores, unidades de medida, meta, orientación y fechas con porcentaje de avance. Uno a uno se iban abordando los procesos y las personas de las áreas que tenían relación con estos intervenían para informar el estatus y para acordar nuevas acciones.

“Con las Oficinas de Valor, logramos estandarizar todo de tal manera que las actividades que se requieren ejecutar se puedan hacer en tiempos cortos y que cada una de las áreas que tenga injerencia lo haga de manera rápida”, explica Alex Malagón, jefe de Mecánica de Mantenimiento Especializado de Ocensa.

La reunión es tan eficiente que en dos horas y media se abordaron procesos de: portafolio, gestión ambiental, relacionamiento territorial, gestión inmobiliaria, seguridad corporativa, abastecimiento de servicios, compras en inventarios, gestión de activos y seguridad de procesos.

“Pensar en un gran cambio en Ocensa no es fácil. Esta es una compañía líder en el sector con estándares muy altos, pero eso no implica que se puedan hacer pequeños ajustes y cambios que aporten a nuestra confiabilidad que, de por sí, es excelente”, afirmó Rafael Rozo, presidente de Ocensa.

“Las oficinas de valor han generado buena comunicación en los equipos para tener una vista integral, no solo el foco de lo que a cada quien corresponde”, July Padilla, profesional senior de Gestión Seguimiento y Control.

Existen indicadores contundentes sobre los beneficios de esta iniciativa. Para Cristian Sánchez, jefe de Gestión Inmobiliaria, el proyecto ha logrado reducir en el año cerca de 6 mil horas hombre en reuniones, un 26% en reuniones con temas de estaciones y un 65% en temas de oleoductos. Desde el punto de vista de Julián Russi, profesional senior de Estrategia y Consolidación de Necesidades Dirección Servicios Corporativos, “las oficinas de valor han facilitado las comunicaciones con las personas que interactúan dentro de las necesidades que se presentan en la organización. Ahora tenemos un mejor servicio sobre los niveles de atención para las necesidades de contratación”.

Los Kaizen Awards

La reunión contó la presencia de tres miembros del Kaizen Institute quienes estaban evaluando el concepto de oficinas de valor, proyecto presentado por Ocensa para participar en los Kaizen Awards. Kaizen es una empresa global de consultoría que ayudar a empresas en diferentes sectores de la economía a aplicar su metodología de mejora en procesos.

“Estamos muy contentos por participar en estos premios donde diferentes empresas presentan sus proyectos de mejora continua. Hemos avanzado hasta la tercera fase donde solo quedan ocho empresas de las cuales saldrá un ganador en septiembre que representará a Colombia en los Kaizen Awards Global a realizarse en Madrid, España, en el mes de octubre”, concluyó Maribel Lozano, profesional senior de Excelencia y Mejora.

Agosto 21 de 2025